Soalan 1:
Senaraikan
tiga isu yang dihadapi dalam pelaksanaan penilaian prestasi di
sekolah/organisasi anda.
Di sekolah isu
penilaian prestasi merupakan isu yang menjadi topik yang hangat dibincangkan apabila
Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) diumumkan. Ramai yang mempersoalkan guru
–guru yang terpilih menerima APC. Apakah
kriteria pemilihan yang dibuat?. Inilah
beberapa isu atau persoalan dalam membuat penilaian prestasi di sekolah untuk difikirkan
dan dibuat tindakan penambahbaikan..
1. Guru-guru tidak berpuas hati terhadap
penilaian prestasi mereka dan menganggap penilaian yang dilakukan adalah tidak
tepat dan menyeluruh. Penilaian yang bias dan mementingkan kroni serta tidak
telus. Markah yang diberikan tidak setimpal dengan tugas yang diberikan. Guru
yang tidak banyak tugas mendapat markah yang tinggi manakala mereka
sebaliknya. Penilaian prestasi yang rendah menyebabkan guru “demotivate”
lalu seterusnya malas untuk komited dalam tugas.
2. Pegawai
penilai sering menerima tohmahan dan dituduh menyalah gunakan kuasanya oleh
pihak bawahan lantaran terdapat andaian yang menyebut melalui penilaian
prestasi ia menjadi alat kepada pihak atasan untuk menghukum mana-mana
kakitangan bawahan yang tidak sehaluan dengannya. Situasi ini menyebabkan
pegawai penilai merasa tertekan kerana mungkin beliau merasakan telah membuat
penilaian yang terbaik namun disebabkan tuduhan tersebut iklim bekerja di
sekolah tidak lagi kondusif.
3. Pegawai
penilai mempunyai masalah dan berada dalam dilema kerana mereka tidak mempunyai
kemahiran dalam penilaian prestasi namun
mereka terpaksa membuat penilaian kerana disebabkan tugas dan tanggung jawab.
Penilaian menjadi subjektif dan sukar untuk dinilai contohnya bagaimana menilai
kakitangan yang berumur untuk tempoh semasa sedangkan secara logiknya tentu
sekali kakitangan muda lebih kreatif, bertenaga dan berdaya saing berbanding
kakitangan yang berumur. Patutkah kakitangan yang berumur diberi markah rendah
sedangkan beberapa tahun sebelum itu dirinya telah memberikan perkhidmatan yang
baik dan cemerlang. Isu tidak kompeten dalam membuat penilaian akan menerbitkan
isu yang lain.
************************************************************
Soalan
2:
Huraikan
bagaimana isu-isu tersebut boleh ditangani di sekolah/organisasi anda
Definasi penilaian prestasi
Penilaian Prestasi adalah satu perkara yang dilakukan oleh manusia pada
setiap masa. Perkataan penilaian atau (appraisal) berasal daripada perkataan
latin iaitu (pretiare) yang bermakna menilai (Coens & Jenkins, 2000).
Prestasi pula adalah pencapaian atau performance atau “ the way in which
someone or something functions”. Oleh yang demikian kita mengatakan penilaian
prestasi sebagai proses membuat penilaian untuk menentukan sama ada seseorang
itu berfungsi dalam menjalankan sesuatu tugas, Dalam lain perkataan penilaian
prestasi dianggap sebagai proses di mana sumbangan pekerja kepada organisasinya
dinilai disepanjang tempoh masa tertentu oleh penyelianya berbanding standard-standard yang telah
ditetapkan.
Menurut Mc Gregor (1960:257-259)
bahawa penilaian prestasi selalu dipandang sebagai satu bentuk teknik
pentadbiran. Ia menjadi sebahagian dari strategi pengurusan yang logiknya
bertujuan untuk mengarahkan pekerjanya supaya menunjukan usaha ke arah mencapai
matlamat organisasi. Oleh yang demikian dalam mengurus prestasi di sekolah
seorang pemimpin sekolah perlu memahami Model Pengurusan Prestasi iaitu
asas-asas pengurusan prestasi, penetapan matlamat, bimbingan prestasi, dorongan
berkesan dan penilaian prestasi. Dalam mengurus prestasi pula faktor
akauntabiliti, kemahiran pengurus dan bagaimana melaksanakan pengurusan prestasi perlu diutamakan.
Proses pengurusan prestasi
bermula dengan Perancangan Tahunan Sekolah. Penetapan perancangan strategik
sekolah berdasarkan visi dan misi iaitu penetapan halatuju sekolah. Seterusnya penetapan
rancangan atau program dan penetapan SKT - Sasaran Kerja Tahunan. Kemudian
proses pelaksanaan kerja dan pengesanan. Pada pertengahan tahun kajian semula
dibuat. Pelaksanaan kerja dan pengesanan dibuat semula sehinggalah kepada
penilaian pencapaian kerja di mana pada peringkat ini tercapainya Perancangan
Tahunan Sekolah. Seterusnya penyediaan laporan penilaian prestasi. Laporan
dibincang dan dihantar ke panel Panel Sumber Manusia untuk penerimaan anugerah
atau tindakan kepada pekerja dan akhirnya
kepada penyimpanan maklumat prestasi.
Namun demikian dalam membuat penilaian prestasi di sekolah, banyak
kontroversi atau isu-isu yang timbul. Ketidakpuasan hati terhadap penilaian
yang dibuat oleh pegawai penilai selalu menjadi bualan dan persoalan dalam
kalangan warga sekolah. Coens and Mary
(2000), menyatakan hari-hari penilaian prestasi menuju kepada kematian. Laporan
yang dikeluarkan dalam kajian ini mengatakan penilaian yang dibuat tidak
berkesan dalam menilai kekuatan dan kelemahan mereka. Mereka juga berpandangan
laporan penilaian tidak membantu dalam perancangan latihan yang diperlukan oleh
mereka.
Oleh itu bagaimana kita dapat menangani isu ini supaya penilaian
prestasi dapat membantu organisasi ketika membuat keputusan-keputusan mengenai
satu dasar yang berkait dengan warga sekolah. Warga sekolah pula akan dapat
mengetahui tahap prestasi masing-masing berbanding dengan standard-standard
yang telah ditetapkan. Hasilnya penilaian prestasi dapat memberi penilaian yang
lebih adil dan tepat kepada mereka.
Sistem penilaian prestasi amat terdedah kepada penyelewengan. Di atas
kertas sistem ini kelihatan senang untuk dilaksanakan tetapi ianya tidak mudah
seperti yang dijangkakan. Kelemahan dalam pelaksanaannya menyebabkan pekerja
mempunyai persepsi negatif terhadap sistem ini. Daley (1992), menyatakan
penilaian prestasi sangat bergantung kepada skil seorang pegawai penilai.
Kebanyakan pegawai penilai dilihat mempunyai masalah ketika membuat penilaian
kerana mereka tidak mempunyai kemahiran. Penilaian atau laporan yang diberikan
cenderung menjadi sangat subjektif dan tidak setara dengan laporan-laporan yang
dibuat oleh pegawai penilai lain.
Faktor-faktor seperti interpersonal, bias atau “personal liking” dan “external
preferences” seperti fahaman politik, ugama, umur dan jantina telah
mempengaruhi proses penilaian. Pegawai penilai tidak dapat menunjukkan
pengetahuan, skil dan keupayaan untuk menjadi pegawai penilai yang berkesan dan
tidak memberi perhatian yang sepenuhnya kepada proses penilaian.
McCourt and Eldrige (2003) menyenaraikan beberapa kesilapan yang berlaku
ketika membuat rating.
Leniency: adalah kecenderungan pegawai penilai untuk memberi
rating yang tinggi daripada sepatutnya. Apabila berlaku, pekerja akan
memperolehi rating markah yang tinggi daripada kelayakan sepatutnya.
Dispersion: adalah kecenderungan pegawai penilai menggunakan
skor dalam skala tertentu sahaja ketika membuat penilaian. Umpamanya hanya
menggunakan skor 7, 8, 9 daripada skor 1
hingg 10 yang ditetapkan.
Halo effect: adalah kecenderungan pegawai penilai memberikan
penilaian tertentu berdasarkan pengetahuan dan pengalaman terdahulu beliau
terhadap pegawai yang dinilai. Umpamanya jika pada tahun lepas seorang pekerja
mempunyai prestasi baik pegawai penilai mungkin akan memberikan markah yang
tinggi pada tahun penilaian semasa juga sebaliknya.
Contrast error: terjadi apabila seseorang pekerja itu dinilai dengan
membandingkan prestasinya dengan pegawai lain dan bukannya bersandarkan kepada
pencapaian sebenar.
Hal yang demikian, untuk melaksanakan penilaian prestasi dengan lebih
sempuna, beberapa kaedah digunakan
supaya isu dalam penilaian prestasi dapat dikurangkan.
Appraisal Feedback
Appraisal Feedback (AF) adalah sangat penting dalam proses penilaian
prestasi kerana tanpanya tidak ada cara lain pekerja atau pegawai yang dinilai
dapat mengetahui prestasi kerja mereka. AF menyediakan saluran kepada pegawai
penilai membincangkan dengan pekerja tentang prestasi dan merancang rancangan
masa hadapan. Sebagai motivasi, pekerja perlu mengetahui jika mereka dinilai
sebagai berprestasi dan dalam masa yang sama dapat mengambil tindakan pembaikan
jika mereka mengetahui prestasi mereka tidak mencapai standard yang ditetapkan.
James A.F.Stoner berpendapat bahawa kemajuan seseorang pekerja bawahan
hendaklah melalui satu proses yang berterusan mengikut jangka masa yang telah
ditetapkan atau bila mana ia difikirkan perlu. Pekerja yang dinilai hendaklah
diberitahu secara lisan atau bertulis berkenaan prestasinya sepanjang masa.
Dalam hal yang demikian AF boleh dilaksanakan melalui pelbagai kaedah
dan yang paling utama adalah melalui temubual secara formal di antara majikan
dengan pekerja. Temu bual tersebut perlu mempunyai unsur penyertaan 2 hala
majikan pekerja. Pegawai penilai yang berjaya ialah yang memberi ruang kepada
pekerja menyatakan pandangan mereka semasa proses penilaian. Komunikasi 2 hala mempunyai kebaikan-kebaikan berikut.
1.
Pekerja yang dinilai
berpeluang mengetahui kelemahannya dan perlu dipertingkatkan.
2.
Memberi peluang pekerja mengemukan pendapat.
3.
Penilai dapat mengetahui bidang kelemahan yang ujud
dengan tepat yang membolehkan mencari jalan pembaikkan yang praktikal.
4.
Penilai dapat mengeksploit pengajaran dan pembelajaran
dari pekerja ke arah memajukan prestasi dengan menguntungkan organisasi.
Appraisal Understanding
Segala maklumat mengenai semua elemen sistem penilaian prestasi perlu
disebarkan agar guru dan staf dapat memahami bagaimana sistem berkenaan
beroperasi. Adalah sangat penting bagi guru dan staf untuk mengetahui
keseluruhan ide proses penilaian. Mereka
mesti mengetahui apakah asas yang digunakan untuk menilai prestasi mereka
kerana dengan cara ini mereka dapat mempamerkan prestasi yang menepati tahap
yang ditetapkan. Mereka juga perlu tahu tujuan penilaian prestasi diadakan
dalam organisasi, kaedah rating yang digunakan dan standard prestasi yang
ditetapkan.
Menurut Berman dll., (2001) Sistem penilaian prestasi memerlukan bukan
setakat polisi dan prosedur tetapi perlu mendapat sokongan dari semua tenaga
kerja. Pekerja perlu diberikan kefahaman mengenai polisi dan prosedur penilaian
prestasi. Mereka akan lebih menerima sistem berkenaan jika mereka memahami.
Appraisal participation
Penilaian prestasi akan lebih berkesan jika penglibatan secara tidak
langsung oleh pihak pekerja. Etcalfe (dalam McCourt & Eldridge.2003),
menyatakan pegawai penilai yang berjaya adalah mereka yang membenarkan
kakitangannya melibatkan diri dalam proses penilaian. Nemeroff and Wexkley (
dalam McCourt & Eldrige, 2003) juga menyatakan penyertaan pekerja akan
meningkatkan penerimaan sistem ini oleh mereka.
Pendekatan pengurusan pada masa ini adalah menggalakkan pekerja dalam
proses membuat keputusan. Tanpa penyertaan pekerja, tugas membuat penilaian
akan menjadi sukar di mana penyelia akan cenderung untuk membelakangkan proses
dan prosedur penilaian. Penglibatan pekerja perlu diambil kira dalam membentuk
dan melaksanakan sistem penilaian prestasi. Jika pekerja dibenarkan ikut serta,
kefahaman mereka terhadap penilaian
prestasi akan meningkat dan seterusnya mereka akan dapat menerima sistem ini.
Kajian menunjukkan untuk meningkatkan penglibatan pekerja, kaedah
penilaian diri sendiri atau “self
appraisal” perlu digalakkan. Menurut
Daley (1992), “ After all, manager mostly does not know what their employees
are doing because manager cannot be with them all the time. Since the employee
is the only who accurately knows about their own performance, it has been
suggested to allows them to evaluate their own performance.”
Kesimpulannyanya, penilaian
prestasi adalah perkara sangat kompleks dan untuk menjadikan ianya berkesan sistem
ini mesti dibentuk dan dilaksanakan dengan cukup berhati-hati. Jika tidak
itulah yang dikatakan ianya banyak mendatangkan lebih keburukan dari kebaikan.
Pelaksanaan yang lemah menyebabkan sekolah gagal mendapatkan faedah daripada sistem
tersebut. Bukan salah sistem tapi pelaksanaannya yang menjadi isu dan perhatian
yang tinggi perlu diberikan terhadapnya.
Pegawai penilai perlu mempunyai kemahiran dalam melaksanakan penilaian
prestasi. Pekerja perlu melibatkan diri dalam penilaian tersebut. Selain dari
itu maklumat sistem penilaian prestasi perlu disebarkan supaya pekerja dapat
meningkatkan persepsi serta penerimaanya. Kaedah “multiple appraisals” dalam membuat penilaian mungkin boleh
dipraktikkan. Jika proses penilaian
prestasi lebih terbuka, semua pihak
dalam organisasi akan mendapat kebaikan darinya.
No comments:
Post a Comment