MENCABAR PROSES atau CHALLENGE THE PROCESS

Taklimat Pengarah Pendidikan (1)

Meningkatkan Prestasi Dan Kualiti Kerja

MENCABAR PROSES atau

CHALLENGE THE PROCESS

Salah satu prinsip dalam bekerja, sesorang itu sama asa seorang ketua atau pegawai perlu mempunyai prinsip, iaitu mencabar proses atau challenge the process. Saya sudah membincangkan prinsip kerja, iaitu mencabar proses atau challenge the process dalam banyak platform. Untuk itu, saya berharap prinsip ini bukan sekadar didengar dan diikuti dengan kata-kata seperti “ Oh, baru dengar” , “Selama ini tidak pernah orang cakap” dan sebagainya. Sebaliknya, prinsip ini mesti menjadi landasan untuk melakukan refleksi terhdap proses pengurusan dan kerja yang ada.

Setiap ketua dan pegawai bagi sesuatu sektor dan unit mesti meneliti setiap proses pengurusan dan kerja sahaja masing-masing. Sekira proses yang ada dan sekian lama menimbulkan masalah atau tidak membawa impak serta tidak meningkatkan kecekapan, sudah semestinya proses yang ada itu ditukar atau digugurkan dalam pengurusan dan kerja masing-masing. Dengan ini, setiap sektor dan unit mesti berbincang dan menetapkan suatu proses baharu yang membawa kebaikan bukan sahaja terhadap prestasi kerja pegawai tetapi terhadap prestasi sektor, unit dan organisasi.

Sekira sesuatu sektor dan unit sentiasa mempunyai masalah dari aspek kecekapan proses kerja. Mislanya, sektor atau unit mengalami kesukaran dalam memastikan pengurusan dan kerja berjalan dengan lancar dan terlaksana pada waktunya. Isu atau masalah ini mesti diteliti secara konkrit. Mungkin sudah tentu masalah atau isu ini berlaku kerana proses pengurusan dan kerja yang ada mempunyai hubungan dengan sektor dan unit lain. Proses yang dilaksanakan selama ini hanya memberi dengan memberi memo kepada sektor dan unit lain. Oleh itu, sikap mencabar proses atau challenge the process terhadap proses menghantar memo ini mesti ditukar. Mungkin perlu diwujudkan mekanisme proses kerja yang baharu seperti mewujudkan Jawatankuasa Penyelarasan antara sektor dan unit bagi memastikan penyelarasan kerja dilaksanakan. Hal ini diharapkan bagi memastikan isu dan masalah diatasi dan meningkatkan kecekapan.

Contoh lain, sekiranya sesuatu sektor atau unit sering mengalami masalah buku teks tidak mencukupi untuk sesebuah sekolah. Sudah tentu usaha meneliti dan menilai proses yang dilaksanakan selama ini mesti diambil. Kalau proses selama ini proses hanya menerima data dan maklumat dari sekolah yang mewujudkan masalah itu hendaklah ditukar dengan proses lain. Proses pengurusan dan kerja ini mungkin perlu diperkukuh dengan mewujudkan hubungan pengurusan dan kerja dengan sektor dan unit lain. Misalnya, mewujudkan komunikasi secara konkrit menerusi sebuah jawatankauasa dengan sektor dan unit lain seperti Sektor pengurusan Sekolah, Unit Perolehan, Unit Aset dan Kewangan.

Sikap menunggu masalah dan baru diambil tindakan bukan kualiti pengurusan dan kerja yang baik. Sebenarnya, setiap proses dalam pengurusan dan kerja mesti menutup ruang isu dan masalah. Andai isu wujud selepas sesuatu proses pengurusan dan kerja dilaksanakan, itu bermakna wujudnya ketidakkecakapan dalam pengurusan dan kerja.

Tegasnya, sikap kekal dengan business as usual dan membiarkan isu yang sama terus-menerus berlaku memerlukan anjakan minda. Ya, sikap energetic dan keterujaan perlu bersama-sama dalam melaksakanakan tanggungjawab dalam pengurusan dan kerja. “Sesungguhnya, Allah SWT suka apabila seseorang hamba itu melaksanakan sesuatu kerja, ia melaksanakan dengan bersungguh-sungguh dan itiqan”.

Wallahu’alam.

DR. MOHD AZAM B AHMAD PENGARAH PENDIDIKAN

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI MELAKA.

notes: Taklimat kepada PGB semasa cuti PKP

             melalui Telegram 8 April 2020